DISTANCEO et son écosystème AXXON Alliance™

Conditions générales de vente en vigueur au 1er septembre 2026.
DISTANCEO se réserve le droit de les modifier à tout moment, sans préavis, 

afin de garantir leur conformité aux exigences légales et à ses engagements qualité.

Article 1 – Objet, champ d’application et périmètre d'intervention

Article 1.1 – Nature des prestations

Les présentes Conditions générales de vente régissent l’ensemble des prestations de services de conseil, d'accompagnement opérationnel et d'intervention psychosociale fournies par la société DISTANCEO sous sa marque d'expertise AXXON Alliance™. L'intervention de DISTANCEO auprès des structures du secteur social et médico-social s'articule autour de deux piliers fondamentaux :

• Accompagnement à la conformité : audit des pratiques professionnelles, soutien méthodologique et opérationnel à la mise en conformité réglementaire (notamment au regard du référentiel de la Haute autorité de santé), ingénierie de projets et élaboration d'outils internes adaptés au secteur social et médico-social.
• Régulation d'équipe : analyse des pratiques professionnelles, animation d'espaces de parole et de régulation pluridisciplinaire, prévention et gestion des risques psychosociaux (RPS), soutien au management et amélioration du climat social au sein des équipes d'ESSMS.

Article 1.2 – Distinction juridique et fiscale

Le Client reconnaît expressément que les prestations régies par les présentes relèvent strictement du conseil et de l'accompagnement opérationnel et sont de ce fait totalement distinctes des actions de formation professionnelle continue (Art. L.6313-1 du Code du Travail).

• Régime juridique : ces missions relèvent du droit commun de la prestation de services et des obligations contractuelles classiques de louage d'ouvrage (Art. 1779 du Code Civil).
• Régime fiscal : ces prestations de conseil et de régulation sont assujetties à la TVA au taux normal en vigueur, sous réserve de l'application éventuelle du régime de la franchise en base de TVA propre à DISTANCEO au moment de la facturation.

Article 1.3 – Opposabilité et hiérarchie contractuelle

Toute commande d’intervention, matérialisée par la signature d’une lettre de mission ou d’un devis, emporte de plein droit l’adhésion totale, sans réserve et irrévocable du Client aux présentes Conditions générales de vente.

• Les présentes conditions prévalent sur tout autre document du Client et notamment sur ses propres conditions générales d’achat, sauf accord écrit, spécifique et préalable de DISTANCEO.
• Toute dérogation ne sera valable que si elle est expressément stipulée dans la Lettre de mission signée par les deux parties.
• Le fait que DISTANCEO ne se prévale pas, à un moment donné, de l’une quelconque des clauses des présentes ne peut être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Article 1.4 – Évolution des conditions

DISTANCEO se réserve le droit de modifier ses Conditions générales de vente à tout moment. Les Conditions générales de vente applicables sont celles en vigueur à la date de la signature de la lettre de mission. Pour les missions pluriannuelles ou récurrentes, une mise à jour pourra être soumise au Client lors du renouvellement annuel.

Article 2 – Formation du contrat et cadrage de l’intervention

Article 2.1 – La lettre de mission : socle de l'intervention

Toute prestation d'accompagnement à la conformité ou de régulation d'équipe fait l'objet d'une proposition commerciale spécifique dénommée « Lettre de mission ». Ce document constitue l'offre technique et financière de l'expert DISTANCEO et précise :

• L'objet et le périmètre : la définition exacte des objectifs poursuivis (ex : préparation à l'évaluation externe HAS, mise en place d'un cycle de régulation pluriannuelle, analyse d'une situation critique).
• Le calendrier prévisionnel : le rythme des séances de régulation ou les jalons clés de l'accompagnement à la conformité.
• Le budget et les honoraires : le montant forfaitaire ou le coût unitaire des vacations, ainsi que les modalités de facturation.
• L'expert référent : l'identité du consultant ou du psychologue/régulateur de DISTANCEO en charge de la mission.

Article 2.2 – Validation et entrée en vigueur

Le contrat est réputé définitivement formé et les interventions ne débutent qu'à réception par DISTANCEO des éléments cumulatifs suivants :

• La lettre de mission dûment revêtue du cachet de l'entreprise et de la signature du représentant légal (ou de son délégataire), accompagnée de la mention manuscrite « Bon pour accord ».
• Le règlement effectif de l'acompte de démarrage (fixé à 30 % du montant total estimé), sauf stipulation contraire écrite.
• L'acceptation des présentes Conditions générales de vente, annexées à la lettre de mission.

Article 2.3 – Obligation de coopération et loyauté du client

Le succès de l'accompagnement et la pertinence de la régulation dépendent de la transparence et de l’implication du Client. Ce dernier s'engage à :

• Accessibilité des données et documents : transmettre à l'expert, sans délai, les documents internes nécessaires à l'analyse de conformité (projets d'établissement, procédures, registres de sécurité, etc.).
• Disponibilité des équipes et des locaux : garantir la libération des professionnels concernés aux horaires convenus et mettre à disposition un espace physique adapté, confidentiel et sécurisant pour les séances de régulation d'équipe.
• Sincérité des informations : fournir une vision fidèle des dysfonctionnements ou des problématiques de terrain rencontrées, afin de permettre à l'intervenant d'ajuster sa posture méthodologique.

Article 2.4 – Modification du périmètre

Toute demande de modification du périmètre (ajout de séances de régulation, extension de l'audit de conformité à d'autres services) fera l'objet d'un avenant à la Lettre de mission précisant l'impact financier et calendaire.

Article 3 – Dispositions spécifiques aux prestations de régulation d'équipe et d'accompagnement à la conformité

Article 3.1 – Cadre déontologique de la régulation d'équipe

La régulation d'équipe est un espace d'élaboration professionnelle et d'analyse des pratiques et non une instance disciplinaire ou décisionnelle.

• Posture de l'intervenant : l'expert DISTANCEO garantit un cadre tiers, neutre et bienveillant, favorisant la libre expression des professionnels dans le respect de la législation et des missions de l'entreprise.
• Souveraineté décisionnelle : la régulation vise à faire émerger des pistes d'amélioration de la coopération, mais ne se substitue en aucun cas au pouvoir de direction et d'organisation de l'employeur.

Article 3.2 – Assiduité et respect des temps de régulation

• Les séances de régulation programmées font l'objet d'un engagement réciproque. Toute absence non justifiée d'un participant ou toute annulation tardive d'une séance par le Client en dehors des délais contractuels rend la vacation intégralement due.
• Pour garantir la sécurité psychologique du groupe, l'accès aux séances est strictement réservé aux membres de l'équipe concernée validés en amont.

Article 4 – Conditions financières, honoraires et règlement

Article 4.1 – Structure des tarifs et TVA

• Les prix des prestations d'accompagnement et de régulation sont exprimés en Euros (€) et sont soumis à la TVA au taux normal en vigueur, sauf application de la franchise en base de TVA.
• Les tarifs proposés dans la lettre de mission sont valables trente (30) jours à compter de leur émission.

Article 4.2 – Échéancier de facturation

Sauf disposition contraire dans la Lettre de mission, la facturation des prestations est échelonnée ainsi :

• 30 % à la commande : facture d’acompte émise dès la signature de la lettre de mission.
• 40 % à mi-parcours : selon l'avancement des livrables de conformité ou à la moitié des séances de régulation réalisées.
• 30 % au solde : facturé à l'achèvement de la mission ou lors de la remise du rapport final d'accompagnement.

Article 4.3 – Frais de mission et débours

Les honoraires ne couvrent pas les frais annexes engagés pour l'intervention au sein de l'entreprise, lesquels sont facturés en sus après accord préalable :

• Frais de déplacement (barème kilométrique en vigueur), d’hébergement et de restauration des consultants intervenant sur site.

Article 4.4 – Modalités de règlement et retards

• Délais : payables à réception pour les acomptes et à trente (30) jours date de facture pour le solde.
• Retards : tout retard entraîne de plein droit des pénalités de retard calculées sur la base du taux directeur de la BCE majoré de 10 points de pourcentage, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (Art. L441-10 du Code de commerce).

Article 5 – Responsabilité, obligations et limites d'intervention

Article 5.1 – Obligation de moyens

• L’expert consultant de DISTANCEO apporte son expertise méthodologique avec diligence et professionnalisme. Il est tenu à une obligation de moyens renforcée.
• DISTANCEO éclaire la structure dans sa mise en conformité ou ses dynamiques relationnelles, mais ne se substitue pas à la direction de l'entreprise dans ses responsabilités légales, administratives ou managériales.

Article 5.2 – Exclusions de responsabilité

La responsabilité de DISTANCEO ne saurait être engagée en cas de :

• Non-conformité constatée lors d'une évaluation externe si les recommandations émises par l'expert n'ont pas été mises en œuvre par la direction de l'entreprise.
• Persistance de tensions au sein d'une équipe si les dysfonctionnements relèvent de causes structurelles profondes indépendantes de la seule régulation (ex : absences chroniques non remplacées, carences graves de gouvernance).
• Évolutions réglementaires ou injonctions des autorités de tarification et de contrôle (ARS, Conseil Départemental) survenant après l'intervention.

Article 5.3 – Limitation contractuelle de responsabilité

En cas de manquement prouvé de DISTANCEO, le montant cumulé des dommages-intérêts mis à sa charge sera strictement limité au montant des honoraires HT effectivement perçus au titre de la mission en cause. Les dommages indirects ou immatériels (pertes d'exploitation, préjudice d'image) sont expressément exclus.

Article 6 – Propriété intellectuelle et confidentialité

Article 6.1 – Protection de la propriété intellectuelle

• L'ensemble des grilles d'analyse, outils d'évaluation de la conformité, méthodologies de régulation et supports pédagogiques ou opérationnels déployés par DISTANCEO demeure sa propriété exclusive.
• Le Client dispose d'un droit d'usage interne des livrables remis (ex : plan d'action, préconisations), mais s'interdit toute diffusion externe ou commercialisation de ces outils.

Article 6.2 – Confidentialité renforcée et secret professionnel

• Données des entreprises : DISTANCEO garantit une confidentialité absolue sur l'ensemble des documents, projets et situations internes portés à sa connaissance.
• Confidentialité des séances de régulation : tout ce qui se dit au sein des espaces de régulation d'équipe est couvert par le secret professionnel le plus strict, tant par l'intervenant que par les professionnels participants. L'intervenant ne transmet à la direction que des synthèses globales d'évolution, sans jamais trahir la parole singulière des salariés, garantissant ainsi la sécurité du dispositif.

Article 7 – Protection des données à caractère personnel (RGPD)

• Traitement des données : DISTANCEO traite les données personnelles nécessaires à l'exécution de ses missions de conseil et d'accompagnement conformément au RGPD.
• Absence d'enregistrement : Les séances de régulation d'équipe ne font l'objet d'aucun enregistrement audio ou vidéo nominatif. Seuls des comptes-rendus anonymisés ou thématiques peuvent être produits si convenu.
• Droits des personnes : Les demandes d'accès ou de rectification s'exercent auprès de rgpd@distanceo.com.

Article 8 – Droit applicable, résolution des litiges et juridiction

Article 8.1 – Loi de référence et conciliation amiable

• Les présentes Conditions générales de vente sont exclusivement soumises au droit français.
• En cas de différend, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable par l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception, ouvrant un délai de négociation de trente (30) jours calendaires.

Article 8.2 – Attribution exclusive de compétence

A défaut d’accord amiable à l'issue de ce délai, tous les litiges nés de l'exécution ou de l'interprétation des présentes seront de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Bordeaux, y compris en cas de référé ou de pluralité de défendeurs.

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